Högskolan Väst söker administratör till Studieadministration

Avdelningen för Studieadministration arbetar för att skapa bästa möjliga förutsättningar för både studenter och medarbetare vid Högskolan Väst. Avdelningen omfattar schema- och tentamensplanering, antagning, utbildningshandläggning, examen och betyg samt studieadministrativa system. Vi är flera team som värdesätter samarbete och stöttar varandra i det dagliga arbetet. Hos oss möter du en stimulerande arbetsmiljö med engagerade och kompetenta kollegor. 

Vill du ha en central roll i att skapa struktur och stöd för vår utbildningsverksamhet? Som administratör hos oss arbetar du nära lärare samt kurs- och programansvariga för att säkerställa att scheman och tentamensinformation fungerar smidigt och är tillgänglig för både studenter och medarbetare.

Arbetsuppgifter:

I rollen planerar du och samordnar schemaläggning för kurser och program i nära dialog med lärare och programansvariga. Du ansvarar för att lägga in schemaunderlag i vårt schemaläggningssystem vid fyra fasta tillfällen per år och ser till att scheman och tentamensinformation är korrekta och publicerade i våra system. Arbetet innebär att hantera schemakrockar och andra utmaningar, som samläsning och behov av specialsalar, samt att boka lokaler för interna aktiviteter såsom möten och konferenser.

Du har daglig kontakt med stora delar av kärnverksamheten via mejl, telefon och personliga möten för att lösa schemafrågor och ge stöd. Vid behov administrerar du även tentamina, vilket inkluderar lokalbokning och för- och efterarbete vid tentamen. I rollen  deltar du också i utvecklingsarbeten för att förbättra rutiner och digitala verktyg. Viss kvälls- och helgarbete kan förekomma.

För denna anställning krävs:

• Arbetslivserfarenhet minst fem år, gärna inom service och/eller administration
• Högskoleutbildning eller YH utbildning
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska
• God datorvana och erfarenhet av administrativa system

Meriterande för anställningen är:

• Högskolepoäng inom förvaltningsrätt och/eller administration.
• Erfarenhet av schemaläggningssystem, exempelvis KronoX eller TimeEdit.
• Arbetslivserfarenhet inom skola eller lärosäte

Personliga förmågor

I rollen som administratör söker vi dig som har förmåga att prioritera och behålla lugnet även vid arbetstoppar. Du kan hantera flera arbetsuppgifter parallellt och är prestigelös och flexibel i ditt arbetssätt. Du har god social kompetens och en stark servicekänsla, vilket är avgörande då du kommer att ha en stor kontaktyta och kommunicera med olika grupper inom verksamheten.

Vi ser att du är lösningsorienterad och anpassningsbar vid förändringar, samtidigt som du arbetar strukturerat och noggrant. För att lyckas i rollen behöver du ha god samarbetsförmåga och trivas med att arbeta i team, men också kunna ta eget ansvar och arbeta självständigt när det krävs.

Övrigt:

Anställningen är en vikariat till och med 2026-09-30 med eventuell möjlighet till förlängning. 

I urvalsprocessen kan det bli aktuellt med arbetsprov, intervjuer och referenstagning.

Ansökan görs digitalt via vårt rekryteringsverktyg. Sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är högskolan tillhanda senast sista ansökningsdag. De underlag som inte kan skickas digitalt, exempelvis böcker och publikationer, ska märkas med referensnummer R 2025/222 och skickas i ett exemplar. För information kring utformning av ansökan, se Anvisning för utformning av ansökan som du hittar här Högskolan Väst - Arbeta hos oss (hv.se).

Ansökan ställs till:
Högskolan Väst
HR
461 86 Trollhättan

Sista ansökningsdag är 2025-12-22

If you want to learn more about the Swedish Academia please visit:
https://sverigesungaakademi.se/en/publications/a-beginners-guide-to-swedish-academia/

Vi undanber oss all direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av rekryteringsannonser.