Samordnande handläggare för forskarutbildning - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Högskolan Väst erbjuder en spännande och kunskapsintensiv miljö och har ett gott anseende bland studenter och samarbetspartners. Du kommer att vara delaktig i att driva ett positivt för­ändringsarbete i en sektor som står inför spännande utmaningar. Runt omkring finns ett stort nätverk i en av Sveriges största arbetsgivare.

Högskolan är inne i ett utvecklingsarbete med stort fokus på kvalitets- och verksamhetsutveck­ling. Vi jobbar intensivt med att kvalitetssäkra processer och att utveckla uppföljning och stöd till ledning. Vi söker en person som kan vara med och utveckla och kvalitetssäkra stödet till våra utbildningar på forskarnivå. Du kommer ingå i ett team med handläggare som stödjer utbildning, nämnder och ledning med placering inom avdelningen Akademi- och Ledningsstöd. Avdelningen är en av sju avdelningar som hör till den gemensamma förvaltningen vid Högskolan Väst. Den består totalt av drygt 20 medarbetare och ansvarar för kvalitetssäkring av processer och kvalificerat stöd till ledning och organisation. Arbetet präglas av frihet och sam­arbete och du kommer ha stora möjligheter till utveckling och variation i ditt arbete.

Arbetsuppgifter

I rollen som samordnande handläggare för forskarutbildning har du ett övergripande ansvar för att säkra flödet i alla processerna inom forskarutbildningen, dvs att ta ett helhetsansvar för de administrativa proces­serna och dess utveckling. God kunskap om lagar, regler och riktlinjer för forskarut­bildningen är därför en förutsättning. I ansvaret ligger att kvalitetssäkra processerna, tydliggöra ansvar och mandat för övriga inblandade samt vägleda och coacha andra roller inom forskarutbildningen. Ansvaret handlar också om kommunikation och samordning med motsvarande roller inom grund- och avancerad nivå, i synnerhet akademistöden. I ansvaret ingår också att säkerställa att processerna är ändamålsen­liga, effektiva och flexibla och därmed ansvara för att föreslå förenkling, förbättring och utveckling av processerna, samt att ta fram rutiner och mallar i samarbete med andra.

Som handläggare bereder du ärenden, enskilt och med andra handläggare, till framför allt ämnesråden och forsknings- och utbildningsnämnden, och din uppgift är att ge att ge kvalificerat stöd genom ett konsultativt arbetssätt. I din roll arbetar du med att självständigt och i grupp föreslå och driva utvecklingsarbete för att underlätta administrationen kring forskarutbildningen. I rollen kan även begränsat utrednings-, kartläggnings och analysarbete förekomma, samt samordning, koordinering, utbildning och uppföljning kopplat till forskarutbildningen. Arbetet innebär ett stort eget ansvar och kräver förmåga att självständigt driva arbetet framåt. Exempel på arbetsuppgifter:

• Samordna det administrativa stödet till forskarutbildningen
• Vägleda och coacha andra handläggare inom forskarutbildningen
• Vara ett kompetensstöd och en dialogpart till övriga roller inom forskarutbildningen
• Kvalitetssäkra administrativa processer inom forskarutbildningen
• Övergripande ansvar för att påtala och initiera behov av utveckling och för­bättring, t.ex. uppdatering av regler, riktlinjer och rutiner.
• Övergripande ansvar för att utveckla och förbättra administrativa processer inom forskarutbildningen
• Ansvara för att rutiner och information om forskarutbildningen är uppdaterat och tydligt (webbskribent)
• Systemansvar för det digitala ISP-systemet
• Ansvara för årliga uppföljningar av doktorander och utbildning på forskar­nivå
• Vid behov utbilda och coacha nya ÄR-ledamöter, handledare, studierektorer
  
  

Kvalifikationer

Vi vill att du har:

• - Relevant akademisk utbildning (lägst kandidatnivå).
• - Flerårig erfarenhet av arbete med utbildning på forskarnivå
• - God förmåga att uttrycka dig muntligt och skriftligt på svenska och engelska samt erfarenhet att genomföra presentationer för olika målgrupper.

Högskolans arbete är i stora delar digitalt och anställningen kräver att du har mycket stor vana av att arbeta digitalt, utveckla digitala arbetssätt och att du har lätt att lära dig att arbeta i nya system.

Som person är du självgående och strukturerad och har förmåga att prioritera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är noggrann och lyhörd och drivs av att skapa goda förutsättningar för organisationen. Du har god samarbetsförmåga och har förmågan att kommunicera dina frågor på ett sätt som skapar förtroende och legitimitet.

För att trivas i rollen som handläggare för forskarutbildning behöver du vara prestigelös och van att växla mellan rutinartade uppgifter och helt nya uppgifter. Du bör vara beredd på snabba tempoväxlingar med hög kvalitet och trivas med både fasta arbetsuppgifter och att utveckla nya arbetssätt. Det är viktigt att du har en helhetssyn på verksamheten och trivs i en miljö med varie­rande arbetsuppgifter.