Registrator- och arkivassistent - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om Akademi & ledningsstöd och Informationsförvaltningen.

Informationsförvaltningen vid Högskolan Väst genomgår stor utveckling och vi behöver utöka vårt team tillfälligt. Vi söker en person med viss erfarenhet och kunskap inom registratur och arkiv för placering vid avdelningen Akademi- och Ledningsstöd. Avdelningen är en av åtta avdelningar som hör till den gemensamma förvaltningen vid Högskolan Väst. Den består totalt av ca 20 medarbetare och ansvarar för kvalitetssäkring av processer och kvalificerat stöd till ledning och organisation. Du ingår i ett team av registratorer, arkivarie, verksamhetsutvecklare och informationssäkerhetssamordnare.

Dina arbetsuppgifter

Som registrator arbetar du med informationshantering i offentlig förvaltning. Det innebär dagligt, löpande arbete med posthantering och diarieföring. Du lämnar också ut allmänna handlingar, bevakar ärenden och bistår i skötsel av register och arkiv. Service och bemötande är en viktig del av arbetet då du också ska vara ett stöd till högskolans medarbetare när det gäller ärendehantering och informera i frågor som rör handlingars offentlighet och sekretess. Eftersom det pågår mycket utveckling inom informationsförvaltning kommer även utvecklingsarbete att ingå, bland annat medverkan vid införande av E-arkiv. Högskolan Väst använder W3D3 som ärendehanteringssystem.

Kvalifikationer

Vi ser det som ett krav för tjänsten att du besitter följande erfarenheter/kompetenser:

• Relevant akademisk utbildning (lägst kandidatnivå) exempelvis i arkiv- och informationsvetenskap, statskunskap, offentlig administration och förvaltning, registratorsutbildning eller motsvarande.
• Arbetslivserfarenhet av arbete med digital informationshantering i offentlig förvaltning
• Goda IT-kunskaper.
• Goda kunskaper om offentlighet och sekretess samt om registrators funktion och ansvar.
• God förmåga att uttrycka dig muntligt och skriftligt på svenska och engelska

Det är meriterande med erfarenhet inom informationshantering på statlig myndighet. För tjänsten är det även meriterande om du har kunskaper i W3D3, samt besitter kunskap inom ärenderegistrering och/eller arkivering. Det är även meriterande om du har kunskap om regelverk inom universitets- och högskolesektorn.

Som person är du självgående, noggrann och stabil och drivs av att skapa nytta. Du tar egna initiativ när det behövs och bedriver ditt arbete effektivt med god struktur och planering. Du har god samarbets- och kommunikationsförmåga, och god förmåga att bedöma olika typer av underlag. För att kunna ge ett gott verksamhetsstöd behöver du dessutom vara serviceinriktad och nyfiken på vår kärnverksamhet. Det är viktigt att du har en helhetssyn på verksamheten och trivs i en miljö med varierande arbetsuppgifter.

Övrigt

Vi fäster stor vikt vid personlig lämplighet.

Ansökan görs digitalt via vårt rekryteringsverktyg Varbi.

Vi undanber oss all direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag, samt försäljare av rekryteringsannonser.