Handläggare med inriktning verksamhetsnära ledningsstöd - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Enheten Studiestöd, bibliotek och pedagogisk utveckling fokuserar på stöd till studenter, undervisande personal och forskare. På enheten jobbar exempelvis bibliotekarier, studie- och karriärvägledare, IKT-pedagoger, medietekniker och personer som inriktar sig mot stöd till studenter med funktionsnedsättning. Enheten har ca 40 medarbetare och är med vårt tydliga användarperspektiv en stark samarbetspartner med institutioner och andra avdelningar inom Högskolan Väst
Du kommer att arbeta i en utvecklingsinriktad organisation där alla funktioner och dess medlemmar ska känna att de har goda förutsättningar att påverka samt känna ägande över sina arbetsuppgifter.

Arbetsuppgifter

Vi söker nu dig som ska vara ledningsstöd till chefer på enheten och ett administrativt verksamhetsstöd till enheten. Du ska trivas med flexibilitet i arbetsuppgifter, allt från kvalificerad handläggning till enklare uppgifter som dyker upp. Du kommer att fungera som ett viktigt stöd i flera olika processer på enheten och jobba med administration, struktur och utveckling inom enhetens områden, framför allt till den högskolepedagogiska verksamheten och den interna kommunikationen om vår verksamhet. 
Periodvis är det mer intensivt vilket gör att det är viktigt att du är flexibel och kan prioritera i ditt arbete och gillar att tänka proaktivt. Vi söker en person med positiv grundsyn och lätt för att kommunicera. Du kommer dagligen att vara i kontakt med dina kollegor både på enheten och inom ramen för högskolans organisation. 
Exempel på arbetsuppgifter:
•    Vara handläggare/sekreterare i enhetens ledningsgrupp 
•    Vara sekreterare i ämnesrådetet som är kopplat till högskolepedagogik och kurser som ges på enheten
•    Bereda och föredra ärenden inför beslut
•    Arbeta administrativt med kursverksamhet
•    Administration kopplat till tidsbegränsade anställningar som görs på enheten
•    Arbeta med kommunikation kopplat till enhetens interna informationsteam som ger ut nyhetsbrev och arbetar med webbsidor

Din profil

Som person är du initiativtagande och drivs av att skapa nytta. Du är intresserad av att arbeta med servicerelaterade uppgifter, är positiv och flexibel och har ett öga för vad som behöver göras. Samtidigt värdesätter vi att du har ett professionellt förhållningssätt.

Du är både självgående och kan anpassa arbetet efter ändrade förutsättningar i nära samarbete med kollegor. Du gillar att prata med människor och har en god förmåga att skapa kontakter och bygga relationer. 

Vi jobbar tillsammans på enheten för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Högskolans studenter och anställda. För att vara delaktig i att nå våra mål behöver du vara prestigelös, våga fråga och både säga vad du tycker och lyssna. Vi vill att du är med och bidrar till vårt förtroendefulla och utvecklingsinriktade arbetsklimat.

Kvalifikationer

Vi vill att du har: 
•    relevant akademisk examen (minst kandidatnivå) 
•    minst fem års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och digitala system 
•    god förmåga att uttrycka dig muntligt och skriftligt på svenska och engelska    
•    god kunskap i för enheten viktiga system, framför allt Teams inom Office 365

Meriterande

Om du har:

•    erfarenhet av arbete inom universitets- och högskolesektorn och därmed goda kunskaper om        lärosätens uppdrag och organisation samt vad högre utbildning innebär och hur den bedrivs.
•    kunskap om regelverk inom universitets- och högskolesektorn
•    arbetat med utbildningsadministrativa uppgifter inom högskola/universitet 
•    goda kunskaper om Högskolan Väst 

Villkor

6 månaders provanställning kan komma att tillämpas.